Organizacion

Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa. Organización de la Empresa.

Podemos afirmar que la división del trabajo es la razón misma de la organización, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado de organización que distribuya las distintas tareas entre los trabajadores, con la principal finalidad de obtener productos de mayor calidad y a menor coste. En este tema vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la organización de la empresa, identificando las concepciones diversas que existen sobre diseño de organizaciones.

Concepto de organización.

Organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa para la consecución de una finalidad: ofrecer un bien o servicio. El primer paso en la organización de la empresa será la definición o descripción de los puestos de trabajo, así como la asignación de responsabilidades y posteriormente tendrá lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinación, mediante la determinación de los niveles de jerarquía o escalas de autoridad que es lo que se llama estructura.

Además deben existir: Unas reglas y políticas de trabajo claras; manuales de instrucción y capacitación; y una cultura de la empresa, es decir, una serie de principios que dirijan la marcha de la misma.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Es necesario tenerlos en cuenta antes de hacer la elección de una estructura:

1) Definición de objetivos de la empresa

. 2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que depende de él, y que el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara asignación de órdenes, evitando interferencias.

3) Unidad de dirección.

4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.

5) Extensión del control: fijar el ámbito de autoridad.

6) Homogeneidad de tareas.

7) Graduación o jerarquía de la autoridad. Debe estar claramente establecido quiénes tienen la facultad de ordenar la realización de las distintas tareas.

8) Equilibrio en la organización.

El organigrama. Clases de organigramas.

El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar. Debe ser claro, preciso y comprensible para las personas a las que se debe informar.

La estructura de organización es como una red de comunicación a través de la cual se transmite información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:

1) Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructura jerárquica.

2) Vertical, entre rangos diferentes, bien de información o ascendente, o de mando o control o descendente.

Departamentalización.

Concepto

Es la agrupación de puestos de trabajo homogéneos en unidades organizativas con el fin de coordinar, supervisar y controlar las actividades y funciones para conseguir los objetivos marcados. En una empresa nos podemos encontrar con las siguientes áreas o funciones:

• Función de dirección: planificación, organización, coordinación, comunicación y control.

• Función de administración: gestión de almacenes, de nóminas y seguros sociales, facturación, archivo, contabilidad, informática, etc.

• Función financiera: Financiación, presupuestos de tesorería, seguros, inversiones, etc.

• Función de producción: planificación y programación, aprovisionamiento, control de calidad, métodos y tiempos. Suelen tener un staff de I+D.

• Función comercial : equipo de ventas y administración comercial.

• Función de marketing: diseño de estrategias de marketing (producto, precio, distribución y comunicación) y tareas técnicas.

• Función de personal o de recursos humanos: planificación de personal, empleo y formación, contratación, relaciones laborales, médico y seguridad y administración de personal.

• Función de I+D: comprende las funciones de investigación y desarrollo de nuevas técnicas y productos.

Una o más áreas o funciones pueden formar un departamento, por ejemplo las funciones de administración y financiera se suelen agrupar en el departamento ECONÓMICO-FINANCIERO. Formas de departamentalización más usuales:

A) Por funciones o por departamentos: Se organizan agrupados en función a las especializaciones: departamento comercial, departamento técnico, departamento administrativo, departamento financiero. Esta disposición es la más utilizada en la organización o estructura centralizada empresarial, porque todos los puestos están controlados por el presidente o director general de la empresa.

B) Por producto: Agrupaciones por producto o servicio.

C) Por clientes: Se establecen las unidades organizativas de acuerdo al segmento del mercado al que vayan dirigidos.

D) Geográfica: Las actividades y funciones se agrupan en torno a zonas geográficas.

E) Por procesos: La actividad se organiza según las fases que componen el proceso de producción.

También pueden darse formas de ordenar los órganos de la empresa en los que aparezcan varios criterios de aplicación conjuntamente, en distintos niveles de la empresa. Normalmente en los niveles superiores se emplea la distribución funcional, pudiéndose combinar, en otros niveles inferiores, con una división por zonas o por productos.

Tipos de estructura organizativa.

El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos, ha dado lugar al crecimiento de distintos tipos de organización. Cada empresa tiene su propia estructura organizativa en función de sus objetivos, de su tamaño, de sus productos y de las circunstancias que atraviesa.

Organización formal e informal.

La organización informal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre varias personal que se encuentran en contacto mútuo, constituyendo un grupo social cuyo origen es por lo tanto espontáneo, no organizado con vistas a un objetivo. Se crea así, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados líderes informales) y subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los rechazados.

En las relaciones entre los empleados se desarrollan costumbres y rutinas habituales que no han sido formalmente establecidas, cubriendo incluso lagunas de la organización formal. Se establece una comunicación informal en la empresa que es incluso más fluida que la de la organización formal. Esta información puede ser exacta, pero también pueden circular comentarios que pueden afectar seriamente a la empresa. Lo ideal es que coincidan la estructura formal e informal y que los jefes formales sean también líderes informales.

En la organización informal confluyen, pues, intereses personales contrapuestos que no pueden ser manifestados en la estructura oficial, aunque deben se aceptados y conocidos por la dirección, tratando de que apoyen los objetivos generales de la empresa.